CODE DE CONDUITE DES PARTENAIRES COMMERCIAUX

MESSAGE DE LA DIRECTION DU GROUPE EFI AUTOMOTIVE

Le Groupe EFI AUTOMOTIVE est soucieux d’évoluer dans le respect des lois et réglementations applicables à son activité.
Le Groupe EFI AUTOMOTIVE s’efforce de développer une démarche d’achats/commerciale
responsables, qui s’inscrit pleinement dans sa volonté d’agir de manière déontologique et intègre.
Bien entendu, nous attendons le même engagement de la part de nos partenaires commerciaux et souhaitons développer avec eux des pratiques commerciales loyales, transparentes, intègres et durables.
Nous avons donc décidé de formaliser le présent « Code de Conduite des Partenaires Commerciaux » afin d’énoncer clairement nos attentes en la matière et d’affirmer que la responsabilité sociétale et éthique est au cœur de nos relations d’affaires.
Le respect des principes formulés dans ce Code est un critère essentiel de sélection et de maintien au panel de nos partenaires commerciaux.
Nous attendons que chacun d’entre eux les comprenne, y adhère et les mette en œuvre dans un objectif commun de performance et de valeur partagée.

 

Béatrice SCHMIDT
Group Chief Executive Officer

David JACQUEL
Group Operations Director

Lucie VEUILLET
Group Purchasing and Supply Chain Director

 

1. Préambule

Ce Code de Conduite des Partenaires Commerciaux créé par le Groupe EFI AUTOMOTIVE (ci-après dénommé « Code ») a pour objectif de fournir des lignes directrices à tous les fournisseurs et tiers ayant ou pouvant avoir des activités d’affaires et interactions commerciales avec l’une des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE.
On entend par partenaires commerciaux au sens du présent Code tous les fournisseurs, prestataires, sous-traitants, consultants, agents (commerciaux), distributeurs, partenaires, en ce compris leurs collaborateurs, leurs filiales et les collaborateurs de leurs filiales, actuels ou futurs (ci-après dénommé le « Partenaires Commerciaux »).
Ce Code s’appuie sur la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme, les principes du Pacte Mondial de l’ONU, les principes généraux de l’Organisation Internationale du Travail (OIT), ainsi que sur les valeurs défendues par le Groupe EFI AUTOMOTIVE et visées dans son Manuel Qualité & Environnement.
Il est attendu des Partenaires Commerciaux qu’ils se conforment aux exigences du Code ou, dans le cas où elles sont plus exigeantes, aux dispositions législatives et/ou règlementaires applicables dans les juridictions où ils exercent leurs activités.
Les Partenaires Commerciaux sont également tenus de diffuser le Code au sein de leur organisation de sorte que tous les collaborateurs, toutes les filiales, et tous les collaborateurs desdites filiales, impliqués dans les relations commerciales/d’affaires avec le Groupe EFI AUTOMOTIVE puissent préalablement en prendre connaissance.
Bien que le Code s’applique uniquement aux Partenaires Commerciaux traitant directement avec le Groupe EFI AUTOMOTIVE, les Partenaires Commerciaux sont tenus d’inviter leurs propres fournisseurs à se conformer à ces exigences.
Il est précisé que toutes les situations, auxquelles le Groupe EFI AUTOMOTIVE et les Partenaires Commerciaux peuvent être confrontés dans l’exercice de leurs activités commerciales/d’affaires, ne peuvent être anticipées dans ce Code.
Pour tous les cas non mentionnés, les Partenaires Commerciaux doivent se comporter de manière éthique et professionnelle, souscrire aux principes d’intégrité et d’honnêteté, et se conformer aux lois, réglementations, traités et normes industrielles en vigueur au niveau local, national et international, notamment en termes de fabrication, de tarification, de vente, de distribution, de transport et de sécurité de leurs produits et/ou services.

2. Principes à respecter

2.1 Politique de non-discrimination

Les Partenaires Commerciaux doivent s’abstenir de toute discrimination dans le recrutement, les pratiques ou conditions de travail, y compris en matière de rémunération, d’avantages, d’avancement, de discipline, de licenciement ou de retraite, ainsi que de toute discrimination basée sur la race, la religion, l’âge, la nationalité, l’origine sociale ou ethnique, l’orientation sexuelle, le sexe, le statut marital, les opinions politiques, l’invalidité ou toute autre catégorie protégée par la loi.

2.2 Travail des enfants

Il est strictement interdit aux Partenaires Commerciaux de faire travailler des enfants en dessous de l’âge légal du pays où ils exercent leurs activités. Les Partenaires Commerciaux se conforment sur ce point aux dispositions de l’OIT relatives à la santé, la sécurité et la moralité des mineurs.

2.3 Travail forcé ou obligatoire

Les Partenaires Commerciaux ne doivent en aucune façon recourir, participer ou bénéficier d’aucune forme de travail forcé, obligatoire ou involontaire. Cela inclut le travail en prison, l’esclavage, le travail forcé, le travail militaire, les contrats de travail ne pouvant être dénoncés par les travailleurs ou toute forme de trafic d’êtres humains.

2.4 Contrainte et harcèlement

Les Partenaires Commerciaux traiteront chaque collaborateur/salarié avec dignité et respect, et ne devront pas recourir aux châtiments corporels ni aux menaces de violence ou à d’autres formes de harcèlement physique, sexuel, psychologique ou verbal, de mauvais traitement ou d’intimidation.

2.5 Hygiène et sécurité

Employés et collaborateurs

La santé et la sécurité au travail des collaborateurs/salariés doivent constituer une priorité pour les Partenaires Commerciaux dans tous les aspects significatifs de leurs activités.
Les Partenaires Commerciaux doivent ainsi, au minimum, se conformer à tous les règlements, lois et normes applicables en matière de santé et sécurité en ce compris les règles de sûreté et de sécurité de la chaîne du transport et de la logistique. Les Partenaires Commerciaux devront prendre les mesures appropriées telles que politiques, normes, procédures, mesures d’urgence et systèmes de gestion, en vue de prévenir les maladies professionnelles et les accidents liés au travail, et fournir un milieu de travail sécurisé et sain à leurs collaborateurs/salariés. Les Partenaires Commerciaux s’assurent également que leurs propres partenaires commerciaux, sous-traitants et autres tiers agissant directement ou indirectement pour le compte du Groupe EFI Automotive sont à tout moment en conformité avec les lois et règlements mais également les usages applicables en matière de santé, hygiène et sécurité.

Produits

Les Partenaires Commerciaux doivent s’assurer de la conformité et de la sécurité des produits livrés (processus, fabrication, utilisation) conformément aux lois et réglementations applicables, notamment au moment de la mise en circulation du produit et particulièrement en prenant en compte des réglementations de sécurité des produits liés à son développement (ex : ISO26262). Au vu de ce qui précède, le Groupe EFI AUTOMOTIVE tient compte des règles de l’art applicable tout au long de la vie du produit. Le Groupe EFI AUTOMOTIVE attend donc des Partenaires Commerciaux qu’ils en fassent de même.

2.6 Représailles

Les Partenaires Commerciaux ne doivent tolérer aucune mesure de représailles à l’encontre d’un collaborateur/salarié rapportant de bonne foi un mauvais traitement, un acte d’intimidation, de discrimination, de harcèlement ou toute violation de la loi applicable ou du présent Code, ou participant à une enquête basée sur un tel rapport.

2.7 Rémunération et temps de travail

Le Groupe EFI AUTOMOTIVE attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils reconnaissent le caractère indispensable des salaires pour répondre aux besoins fondamentaux des collaborateurs/salariés.
Les Partenaires Commerciaux doivent, au minimum, se conformer à toutes les lois et réglementations régissant les salaires et le temps de travail en vigueur, notamment celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires, au temps de travail maximum, aux taux horaires et aux autres éléments de la rémunération, et fournir les avantages légalement obligatoires.

2.8 Protection de l’environnement

Les Partenaires Commerciaux doivent exercer leurs activités dans le respect de l’environnement et se conformer à toutes les lois et règlementations en vigueur en la matière, dans le pays de fabrication ou de livraison des produits ou services concernés. Ils s’engagent à minimiser continuellement les impacts de leurs activités sur l’environnement.

2.9 Concurrence loyale

Les Partenaires Commerciaux doivent se comporter loyalement dans la conduite de leurs affaires afin de garantir l’existence d’une concurrence effective, indispensable au bon fonctionnement de l’économie et à la régularisation du marché sur lequel ils opèrent.
En ce sens, les Partenaires Commerciaux s’engagent à respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de lutte contre les pratiques anticoncurrentielles et restrictives de concurrence.

2.10 Respect des règles de comptabilité, de gestion et des obligations d’informations financières/reporting financier

Le Groupe EFI AUTOMOTIVE attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils suivent et respectent les principes de comptabilité et de gestion et si, applicable les règles de reporting financier.

2.11 Respect des règles en matière de contrôle des exportations

Les Partenaires Commerciaux s’engagent à respecter toutes les règles applicables en matière de contrôle des exportations et de sanctions des Etats membres de l’Union Européenne, des Etats-Unis d’Amérique, et de tout autre pays concerné (ci-après dénommées les « Règles du Contrôle à l’Exportation »).
Ainsi, les Partenaires Commerciaux s’interdisent de violer, ou de pousser à la faute l’une quelconque des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE en la contraignant à violer, une ou des Règles du Contrôle à l’Exportation (tel que l’approvisionnement ou la livraison de fournitures dans des pays soumis à sanction).
En sus, les Partenaires Commerciaux s’engagent à informer et s’assurer que leurs propres partenaires commerciaux, employés, représentants, sous-traitants et autre tiers agissant directement ou indirectement pour le compte d’EFI AUTOMOTIVE sont à tout moment en conformité avec les règles de sûreté de la chaine du transport et de la logistique susceptibles de s’appliquer.

2.12 Respect des règles en matière d’importation

Les Partenaires Commerciaux s’engagent à se conformer à la réglementation européenne et/ou toute autre réglementation applicable relatives aux minerais (tels que : étain, tantale, tungstène, or) provenant de zones de conflit. A ce titre, les Partenaires Commerciaux se doivent d’ores et déjà d’exercer leur devoir de vigilance et de veiller à ce que leurs importations, entrant dans le champ d’application desdites réglementations, proviennent exclusivement de sources responsables et ne soient pas issues de conflits. Ainsi à compter du 1er janvier 2021, les Partenaires Commerciaux devront satisfaire aux exigences du « Guide de l’OCDE sur le devoir de diligence pour des chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflits ou à haut risque » et en respecter les cinq étapes établies.

2.13 Lutte contre la corruption et prévention des conflits d’intérêt

Les Partenaires Commerciaux ne doivent pas tolérer, permettre ou pratiquer le détournement, le blanchiment d’argent, l’extorsion de fonds, les pots de vin ou d’autres formes de corruption dans leurs transactions avec tout responsable ou employé gouvernemental ou acteur du secteur privé. Les Partenaires Commerciaux doivent respecter toutes les lois locales, nationales et internationales en vigueur, ainsi que le principe adopté par le Pacte Mondial des Nations Unies, qui stipule que « les entreprises doivent combattre la corruption sous toutes ses formes, y compris l’extorsion de fonds et les pots-de-vin. »
Les Partenaires Commerciaux se livreront uniquement à des affaires légitimes et des pratiques éthiques dans le cadre de leurs opérations commerciales/d’affaires; ils ne paieront, offriront, donneront, promettront ou autoriseront, directement ou indirectement, aucun paiement d’une valeur quelconque à un tiers dans le but ou l’intention d’induire ce tiers à se servir de son autorité pour venir en aide aux Partenaires Commerciaux ou à un autre tiers; et n’accepteront aucun paiement ou avantage de quelque ordre que ce soit comme encouragement ou récompense pour toute acte ou indulgence ayant notamment rapport avec tout sujet et/ou toute affaire réalisés par ou au nom de l’une des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE.
Plus particulièrement, les Partenaires Commerciaux s’interdisent de proposer à l’une quelconque des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE ou aux collaborateurs/salariés du Groupe EFI AUTOMOTIVE des sommes d’argent, cadeaux, invitations ou autres avantages, pouvant influencer des décisions en cours ou à venir.
Les Partenaires Commerciaux doivent être conscient que tout collaborateur/salarié du Groupe EFI AUTOMOTIVE ne peut offrir ni recevoir de cadeau, invitation, paiement ou autre avantage pouvant influencer ou donner l’apparence d’influencer une décision commerciale. Ceci s’applique également à toute personne proche du collaborateur/salarié (famille, ami, etc.).
Toutefois, si la loi ou la réglementation applicable le permet, des cadeaux d’une valeur suffisamment faible pour ne pas être perçue comme une tentative de corruption, tels que des stylos, agendas, tasses ou confiseries pourront être offerts aux collaborateurs/salariés du Groupe EFI AUTOMOTIVE, sous réserve que la fréquence à laquelle les cadeaux sont offerts ne revêt aucun caractère excessif et inadéquat et à la condition que ces cadeaux portent systématiquement la marque, ou tout autre signe distinctif, propre aux Partenaires Commerciaux.
De même, les Partenaires Commerciaux doivent veiller à ce que leurs collaborateurs/salariés évitent toute situation de conflit entre les intérêts des Partenaires Commerciaux et leurs intérêts personnels ou ceux de leurs proches.

2.14 Confidentialité, sécurité et protection des données/informations confidentielles/secret des affaires du Groupe EFI AUTOMOTIVE

Les Partenaires Commerciaux s’engagent à respecter la confidentialité des données/informations, et secret des affaires le cas échéant, fournis par l’une des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE.
à titre d’exemple, et sans que cette liste soit exhaustive, sont qualifiés de confidentiels (voire de secret des affaires) : les informations économiques, commerciales et financières, les secrets de fabrication et le savoir-faire, les techniques, les équipements, les outils, les méthodologies, les informations sur le personnel, les informations sur les clients, les remises de prix, les échantillons de produits, les devis, les plans, les dessins, les photographies, etc.
Les Partenaires Commerciaux doivent traiter toutes les informations du Groupe EFI AUTOMOTIVE (données/informations confidentielles/secret des affaires) uniquement dans le but pour lequel elles ont été collectées, reçues ou rendues disponibles, conformément aux instructions fournies par le Groupe EFI AUTOMOTIVE, et sous réserve des mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour les protéger contre tout(e) perte, altération, divulgation ou accès non autorisé(e), ou autre forme de traitement illégal.

3. Contrôle et sanctions

Le Groupe EFI AUTOMOTIVE se réserve le droit de procéder à d’éventuels contrôles ou audits directement ou par le biais d’un organisme agréé pour s’assurer du respect de ce Code par les Partenaires Commerciaux.
Le respect de ce Code fait partie des obligations contractuelles à la charge des Partenaires Commerciaux.
De même, la conformité aux principes établis dans ce Code constitue un critère important dans le cadre du processus de sélection et de maintien des Partenaires Commerciaux.
En fonction de la gravité de la violation et des circonstances spécifiques, le non-respect de ce Code peut constituer une raison suffisante pour mettre un terme aux relations commerciales/d’affaires avec les Partenaires Commerciaux et ce, sans que ces derniers ne puissent faire valoir un quelconque droit à indemnité.
Le Groupe EFI AUTOMOTIVE serait également susceptible de dénoncer auprès des autorités compétentes les agissements des Partenaires Commerciaux qui s’avèreraient contraires aux principes susvisés.

4. Reconnaissance des partenaires commerciaux

Les Partenaires Commerciaux reconnaissent que l’absence de conformité à un ou plusieurs principe(s) visé(s) dans le Code, constituera une violation à leurs obligations essentielles dans le cadre de leur relation commerciale/d’affaires avec le Groupe EFI AUTOMOTIVE. Cette violation serait susceptible de contraindre le Groupe EFI AUTOMOTIVE à devoir mettre un terme à ladite relation commerciale/d’affaires et à en informer les autorités compétentes le cas échéant.
Si d’aventure, les Partenaires Commerciaux avaient connaissance ou étaient témoin d’agissements de la part d’un de leurs collaborateurs/salariés, ou au contraire d’agissements de la part de collaborateurs/salariés du Groupe EFI AUTOMOTIVE, qui seraient contraires aux principes énoncés dans le Code, ils s’engagent à le notifier dans les meilleurs délais au service conformité du Groupe EFI AUTOMOTIVE à l’adresse suivante :
compliance@efiautomotive.com, de sorte que toutes les mesures appropriées puissent être prises pour mettre un terme aux agissements en cause.
Les Partenaires Commerciaux reconnaissent également que leur engagement à se conformer au Code n’oblige en rien l’une quelconque des entités du Groupe EFI AUTOMOTIVE à conclure des contrats ou à passer des commandes auprès d’eux.

 

Société: __________________
Nom : ___________________
Fonction : ________________

Dûment habilité à agir au nom et pour le compte de la Société

Signature datée et suivie de la mention « lu et approuvé » :